TEMA NO. 17 REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: OFICIO, PARTE, ACTA, MEMORIAL, CONTRATO, CERTIFICADO, ETC.

TEMA NO. 17

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: OFICIO, PARTE, ACTA, MEMORIAL, CONTRATO, CERTIFICADO, ETC.

Indicadores de logro:

· Redacta un modelo de acta.

· Escribe su hoja de vida.

· Cuida el estilo y trato respetuoso en la redacción de documentos comerciales.

· Aprecia que los documentos comerciales garantizan las buenas relaciones humanas en la actividad comercial.

EL OFICIO

Oficio. Es toda comunicación escrita que procede de las diversas dependencias del gobierno, ya sea nacional, estadal, municipal. Por extensión, se da el mismo nombre a las comunicaciones que los particulares envían a las oficinas públicas, con las que establecen relaciones entre sus intereses y los de la administración pública.

Es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. (Es. Wikipedia.org/Wiki/Oficio)

Comunicación escrita referente a los asuntos de la administración pública (Real Academia Española)

Clasificación.-Según su procedencia y destino, se clasifican en dos grupos:

- Externo, Aquellos que proceden de cualquiera de las oficinas de gobierno no pertenecientes al ramo de la oficina destinataria, así como la que el público envía para su tramitación.

- Interno; aquellos que se giran entre sí las oficinas de igual dependencia.

Estructura. Las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes:

a.- Lugar y fecha. Como en toda comunicación, es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula el oficio.

b.- Numeración. En esta parte se escribe, al igual que en el memorándum la palabra OFICIO, con mayúsculas, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas separadas por una línea oblicua y el año en curso.

c.- Nombre y dirección del destinatario. En toda tramitación oficial, interna o externa, es requisito indispensable dar el tratamiento de ciudadano (C), antes del título profesional o nombre de la persona, salvo que el escrito sea dirigido a un funcionario público, en este caso, después de la sigla “C”, y sin colocar el nombre del individuo, se citará su cargo oficial; ejemplo: C. Secretario de Asuntos Públicos, C. Jefa de la Zona Educativa, C. Director del Ayuntamiento Municipal… Cuando el documento es dirigido por un particular a una dependencia oficial, es opcional la sigla de ciudadano.

d.- Asunto. Es el resumen o síntesis de lo que se trata en el cuerpo del oficio, necesaria para que el destinatario se entere rápidamente del contenido. Se escribe con mayúscula seguida de dos puntos (:)

e.- Referencia. Se le conoce también como cita de antecedentes y se usa cuando el oficio se envía como respuesta, ya que se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula, debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, convenios.

f.- Cuerpo o texto. En esta parte se da a conocer el mensaje de la comunicación, expuesto de manera clara, precisa, concisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle, Es muy grato comunicarle, sin embargo en la actualidad hay la tendencia a entrar de una manera directa al asunto que motiva la comunicación.

g.- Despedida. En las comunicaciones que dirigen las oficinas públicas a particulares o a personas comunes, se coloca como frase final de cortesía sólo la palabra “Atentamente”. Siempre se debe demostrar amabilidad y cortesía. Existen también unas frases finales que sirven para expresar la ejecución del acuerdo u orden a que haya lugar, lo que generalmente se expresa así: “Lo que comunico a usted para su conocimiento”, “Lo que comunico a usted para los fines a que haya lugar” “Hago propicia la oportunidad para expresarle mi consideración y estima.”

h.- Antefirma. Es el título o cargo con que el firmante suscribe el oficio, como: “El Secretario”, “El Oficial Mayor” “El Director”, “P.A. El Subsecretario”

i.- Firma y postfirma. Debe ser manuscrita, reservándose el empleo del facsímil para las minutas o copias, y para asuntos de poca importancia, como avisos, circulares… La postfirma. Se coloca nombre y apellido del firmante, el cargo que ocupa más el sello respectivo.

j.- Iniciales Son las que identifican tanto al que redacta o produce la comunicación (remitente), como al que la elabora o mecanografía (Secretaria, mecanógrafa, asistente). Se escriben las iniciales del remitente en mayúsculas y las de la mecanógrafa en minúsculas, así: ILO/as

k.- Anexos. Se indica la documentación que se adjunta al oficio, como revistas, catálogos, tarjetas, programas, etc.

l.- Distribución. Se le conoce también como indicación de copias. Se usa generalmente en los oficios múltiples; porque allí se mencionan las personas y dependencias  a quienes va dirigido el oficio.

MODELO DE OFICIO

SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN TECNOLÓGICAS

DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

COORDINACIÓN, D.F.

FRAY SERVANDO TERESA DE MIER Y SUR 103 S/N

COL. AERONÁUTICA MILITAR C. P. 1597,0 MÉXICO, D. F.

           

OFICIO NÚM. 254.00/1685

ASUNTO: SUPERVISION

México, D. F.,...

C. DIRECTOR
Lic.      Fernando Vázquez C.
ESCUELA COMERCIAL ADMINISTRATIVA
CALLE B no. 20 MANZ. XI
COL. EDUCACION
04400 Coyoacán, D. F.

Me permito presentar a los CC. David Guzmán Fuentes y Guillermina Monroy Suárez quienes realizarán una Supervisión de seguimiento al plantel que tan atinadamente usted dirige.

Solicito a usted se les brinden las facilidades necesarias para su labor.

Atentamente.

SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION

COORDINADOR EN EL D. F.

Lic. Raúl Mancilla Blanco

EL PARTE

No existe uniformidad de criterios sobre la forma en que se redactan las actas de procedimiento, pero se recomienda realizar un relato cronológico que incluya todas las tareas que se realizaron desde que se tomó conocimiento del hecho presuntamente delictivo, hasta la conclusión del procedimiento.

Lo más conveniente es que el acta sea redactada en el lugar del hecho, sobre todo en las causas graves, lo que implica el traslado de los elementos adecuados para trabajar. Como no tenemos la costumbre institucional de trabajar en la redacción en el mismo lugar, suele elegirse la comodidad de la Comisaría para confeccionar el acta de procedimiento, con el auxilio de los apuntes levantados en el lugar del hecho.

La ventaja de trabajar en el lugar del hecho es que tenemos todos los elementos a la vista y todas las personas que intervienen para la posterior firma, la desventaja es el movimiento del lugar que no da la tranquilidad necesaria para trabajar con concentración. No existe ningún impedimento en redactar el acta en forma manuscrita. Trabajar en la dependencia policial ofrece mayor tranquilidad y concentración, pero cualquier olvido no puede ser remediado pues solo contamos con los apuntes que hemos levantado y la memoria, también es está la dificultad de la firma de los intervinientes, quienes generalmente se retiran del lugar del hecho y se resisten a esperar en la dependencia mientras se confecciona el acta de procedimiento.
Las dificultades observadas en la redacción del acta son las siguientes:

Dificultad para mantener el orden en el relato: En virtud de que son muchos los datos que se deben volcar en el acta, resulta difícil la organización clara del escrito. El acta de procedimiento contiene la inspección ocular, los datos dispersos dificultan la comprensión del lector.
Omisiones involuntarias en su contenido: Si se carece de orden para trabajar podemos caer en omisiones que van a dificultar el propósito primordial del procedimiento, que es recoger huellas y elevarlas a la condición de prueba en el proceso.

Siguiendo este orden, podemos redactar el acta como sigue:

ACTA DE PROCEDIMIENTO

En …………………………….. de la provincia de Santiago del Estero, a los ………………… días de ……………. del año …………………….; siendo la hora …………………., mientras desempeñaba la función de oficial de Servicio, se recibió un llamado telefónico anónimo de una persona de sexo masculino que informó que en………………………….……………………………………………… se había producido un accidente de tránsito con personas lesionadas. De inmediato me constituí en el lugar en el móvil de la dependencia conducido por el agente ..................................... y acompañado por el cabo 1º ............................................... arribando al lugar del hecho a las ………………… horas. VERIFICACIÓN DEL HECHO Y AUXILIO DE VÍCTIMAS: Se observa que ……………………………………………. se encuentra un automóvil Fiat Palio modelo 1999, color azul, chapa patente CBX-239. Delante de este rodado, volcada sobre su costado izquierdo, con dirección hacia el este, una motocicleta marca Honda CG 125 c.c., chapa patente en trámite. Sobre la calzada yace una persona de sexo ………………………….. , de aproximadamente ……………………………………………., quien viste …………………………, se encuentra en posición ………………………., con signos vitales, solicitándose la presencia de ambulancia de ……………………………………… , constituyéndose la misma a cargo de ………………………………… , quien examina a la víctima, diagnosticando que …………………………………………………, siendo trasladada la víctima hacia ……………………………………………….. , disponiéndose que el agente …………………………. acompañe a la víctima hacia dicho lugar. A efectos de proteger el lugar del hecho se disponen cortes de tránsito en ……………………………….. y el acordonamiento del sitio. Para llevar a cabo el presente acto se requiere la presencia de los siguientes testigos hábiles: ......................... de nacionalidad........... de ..........años, estado civil .........., de ocupación ............ , con domicilio en ........................, identidad que acredita con D.N.I. Nº................ y ........................, de nacionalidad ............, de ..............años, estado civil .........., de ocupación ........, con domicilio en ..................., identidad que acredita con D.N.I. Nº ......................., quienes son informados de la diligencia que se va a realizar e impuestos de las penalidades establecidas para el falso testimonio en el artículo 275 del Código Penal Argentino, los mismos manifiestan que no tienen impedimentos legales para el acto. IDENTIFICACIÓN DE PROTAGONISTAS: En el lugar se encontraba ........................................, argentino, de ............años, casado, comerciante, con domicilio en .............................., quien acreditó su identidad con .........................., registro de conducir ............................ otorgado el .............................. con fecha de vencimiento ........................, quien manifestó ser el conductor del automóvil mencionado y que transitaba por …………………………………….., por su mano derecha, a una velocidad de aproximadamente 40 Km/h y cuando ya estaba cruzando la bocacalle de la intersección con ………………………, imprevistamente un motociclista que circulaba por esta última arteria de oeste a este, aceleró el rodado con la intención de pasar primero, por lo que no pudo evitar embestirlo. También fue entrevistado un testigo presencial del hecho, identificado como ......................................................, argentino, de ............años, casado, comerciante, con domicilio en .............................., quien acreditó su identidad con .......................... AVISO A LA AUTORIDAD JUDICIAL Y CONVOCATORIA DE PERSONAL TÉCNICO: A través de llamado telefónico, se impuso de la novedad a S.S. Juez de turno ………………………………………… , quien dispuso que se realicen las tareas técnicas correspondientes, a tal efecto se solicitó la presencia de personal de la División Criminalística con el objeto de realizar la planimetría y la toma de fotografías para ilustrar la inspección ocular y la realización de los trabajos técnicos mecánicos en los rodados protagonistas del accidente, concurriendo para tal fin el oficial .................................................................. INSPECCIÓN OCULAR DEL LUGAR DEL HECHO: Ubicación, sentido y características de las arterias: (nombre de las calles, sentido de circulación, cantidad de carriles, ancho de calzada, tipo de superficie, estado, obstáculos fijos, obstáculos circunstanciales, tipo de señalización, iluminación, etc. Condiciones ambientales: ……………………………………….. Posición final de los vehículos y descripción de daños: Ubicación del narrador, descripción de tipo de rodados, marca, color, daños a simple vista, elementos extraños en el interior, tomar las medidas con precisión para poder ubicar el rodado en la misma ubicación en caso de una reconstrucción. Descripción de los detalles: ubicación de las víctimas, restos desprendidos de los rodados, agua, combustible, aceite, restos orgánicos, huellas de frenada, de derrape, etc. Cada uno de los detalles debe ser descrito con precisión y orden, ubicándolos con medidas claras, indicando si se realizó toma fotográfica de cada una de ellos. LEVANTAMIENTO Y SECUESTRO DE INDICIOS: (Si corresponde levantar alguno de los detalles descritos en el punto anterior, se debe consignar con claridad el método utilizado y la persona encargada, forma en que fue embalada y que fue secuestrado). A continuación, de acuerdo con lo estatuido en el artículo 134 inciso 3º del Código de Procedimientos en lo Criminal y Correccional de la Provincia de Santiago del Estero; se procede al SECUESTRO de los siguientes elementos: ………………………………….. .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. los cuales quedan afectados a las actuaciones que se instruyen con motivo del presente hecho. El herido fue asistido en el Hospital Regional Dr. Ramón Carrillo, constituido en el nosocomio se estableció que donde quedó internado en la Sala de Urgencias, cama 17, fue identificado como ................................................... de acuerdo al diagnóstico del médico de guardia que lo asistió presente las siguientes lesiones......................................... El diagnóstico del médico de Policía Dr. ............................................. es el siguiente .................................. El enfermero ........................................ extrajo las muestras de sangre para realizar el dosaje de alcohol a ambos protagonistas del accidente. Los rodados y el resto de los elementos secuestrados serán trasladados hasta la dependencia, afectados a la causa que se inicia con participación del Juzgado de Instrucción en lo Criminal y Correccional de turno, Dr. ............................ DIRECTIVAS DEL MAGISTRADO: el conductor del rodado mayor es llevado a la oficina de guardia a efectos de cumplir con los trámites legales del caso. S.S. interviniente dispuso que el imputado, sea identificado, fichado y luego continúe en libertad, previo labrarse acta mediante la cual se lo notificará de sus derechos y que ante la primera citación del Juzgado deberá comparecer. En cuanto a los vehículos, S.S. dispuso que sean verificados por personal de la División Sustracción de Automotores y previa presentación de la documentación que acredite la propiedad, sean entregados en carácter de depositario judicial a los propietarios. No hay mas circunstancias que hacer constar, por lo que se da por finalizado el presente acto, previa lectura dada por todos los intervinientes, se enteran y ratifican del contenido de la presente, no tienen nada mas que agregar, quitar ni enmendar y firman al pié para constancia.

Nota: el acta es a modo indicativo, cada hecho debe ser narrado en forma cronológica con la mayor cantidad de datos de interés para la investigación.

Actividades sugeridas:

1. Redacta documentos administrativos, utilizando las reglas y modelos estudiados en clase.